Seorang manajer proyek adalah orang yang paling bertanggung jawab terhadap pelaksanaan proyek dan hasilnya, juga merupakan orang yang memimpin tim pelaksana proyek, serta berhubungan langsung dengan stakeholder lain dan menerima penugasan dari mereka.
Yang Dilakukan Oleh Manajer Proyek
- Menerima otoritas dari pihak yang berkompeten
- Mendefinisikan dan melakukan review kasus bisnis dan requirements dengan evaluasi dan control secara regular.
- Melakukan inisiasi dan rencana proyek dengan menyusun format, arah dan landasan yang memberikan peluang untuk pengukuran penyimpangan/varian serta control terhadap perubahan.
- Bermitra dengan pengguna akhir, bekerja dengan sponsor proyek dan manajemen lain untuk mendapatkan kemajuan dan arah proyek dengan mencapai tujuan, meraih target, memecahkan masalah, dan mitigasi resiko.
- Mengelola teknologi, orang-orang dan perubahan agar mencapai tujuan, meraih target, dan menyelesaikan proyek sesuai waktu yang ditentukan dan tetap berada dalam anggaran.
- Mengelola tim pelaksana proyek dengan menciptakan suasana yang kondusif untuk menyelesaikan aplikasi baru dengan biaya yang efektif.
- Mampu mengelola keadaan yang tidak menentu, perubahan yang cepat, kesimpangsiuran, kejutan-kejutan, dan lingkungan yang hanya sedikit terdefinisi.
- Menjaga hubungan dengan klien dengan menggunakan format laporan yang cukup lengkap, jelas dan formal, sebagai apresiasi terhadap hubungan yang saling menghormati produktif.
- Mengarahkan proyek dengan cara memimpin yang memberikan contoh dan memberikan motivasi untuk semua perhatian hingga proyek mencapai tujuannya.
1. Personal, yaitu keahlian yang berurusan dengan hubungan antar personal, seperti:
Ada banyak cara manajer membantu anggota tim dalam permasalahannya, baik langsung maupun tidak langsung. Beberapa contoh diantaranya adalah:
- Kepemimpinan
- Komunikasi yang baik
- Negosiasi
- Mendengarkan
- Membangun tim
- Manage by example (MBE)
- Sikap yang positif
- Mendefinisikan ekspektasi
- Bersikap bijak
- Bersikap terbuka
- Berikan yang terbaik
Ada dua pandangan mengenai keahlian teknis, yaitu:
- Beberapa orang memandang bahwa menjadi manajer proyek tidak perlu menguasai hal-hal teknis, cukup hanya memiliki pengetahuan saja. Detail teknis diserahkan kepada level manajer dibawahnya, seperti manajer pemrograman, manajer infrastruktur, dan sebagainya.
- Pandangan lain menyebutkan bahwa manajer proyek perlu memiliki penguasaan teknis atas bidang yang sedang ditanganinya.
- Manajemen konfogurasi.
- Manajemen data
- Manajemen infromasi
- Strategi dan perencanaan sumber daya informasi
- Keamanan jaringan atau sistem informasi
- Arsitektur teknologi informasi
- Penilaian (assessment) kinerja teknologi informasi
- Desain infrastruktur
- Integrasi sistem
- Siklus hidup sistem
- Pemahaman teknologi
- Pengetahuan dibidang outsourced operations dan oofshored operations.
- Kemampuan menangani personal yang baik, baik di dalam tim maupun di luar.
- Manajemen pemasok, karena kemungkinan manajer proyek akan berhubungan dengan pemasok, apalagi jika proyek yang ditangani banyak memerlukan berbagai instalasi infrastruktur maupun hardware.
Sebagai seorang manajer tentu harus mengertai mengenai manajemen, selain soal-soal teknis. Seorang manajer proyek yang baik perlu mengetahui bidang bisnis dari proyek yang sedang ditangani.
Manajer proyek harus mengenal, mengetahua, dan mendalaminya sejauh keperluannya dalam melaksanakan proyek, tetapi tidak perlu penguasaan secara total.
Selain bidang bisnisnya, seorang manajer proyek harus berperan sebagai seorang manajer sumber daya manusia, manajer keuangan, dan manajer komunikasi dalam lingkup proyeknya. Disamping itu tentu saja harus menguasai manajemen proyek seperti matakuliah yang sedang dipelajari ini.
Hal-hal yang harus diperhatikan oleh manajer proyek adalah:
- Perencanaan, inisiasi, dan organisasi proyek.
- Perekrutan staf dan mempertahankan mereka yang terbaik.
- Negosiasi yang efektif.
- Estimasi dan control biaya yang akurat.
- Pelaksanaan proyek dan pengendaliannya.
- Presentasi dan pelaporan yang komunikatif.
- Kepemimpinan dalam proyek dan personalia.
- Manajemen resiko dan pengambilan keputusan.
- Manajemen penanganan masalah yang efektif.
- Meningkatkan dan mempertahankan kinerja tim yang baik.
- Manajemen perubahan dalam organisasi.
- Fleksibel
- Keras dan tegas bila diperlukan
- Kreatif
- Menyerap banya data dari berbagai sumber
- Sabar, tetapi bisa membedakan antara kesabaran dan melakukan tindakan
- Mampu menangani banyak tekanan terus-menerus yang sering tanpa henti.
Manajer proyek dapat menunjukkan kualifikasinya sebagai seorang profesional dengan reputasi yang dimilikinya, yang dapat dibuktikan kepada klien. Selain dari CV, profesionalisme seorang manajer proyek juga dapat disertifikasi melalui lembaga resmi, seperti misalnya dari Project Management Institute (PMI).
Ada dua sertifikasi yang dikenal dari PMI, yaitu Project Management Professional (PMP) dan Certified Associate in Project Management (CAPM).
Beberapa prasyarat yang harus dimiliki oleh seorang professional, yaitu :
- Kandidat adalah lulusan strata satu (S1) dari universitas yang diakui.
- Minimal berpengalaman selama 4500 jam dalam manajemen proyek dengan pengalaman dalam lima kelompok proses/fase.
- Masa proyek yang ditangani adalah selama tiga tahun dalam kurun waktu enam tahun sebelum pengajuan sertifikasi dilakukan.
- Menunjukkan 36 bulan tersendiri (tidak overlapping) pengalaman dalam manajemen proyek.
- Menunjukkan waktu hadir 35 jam dalam pendidikan di bidang manajemen proyek yang berhubungan dengan lingkup PMBOK.
- Mengisi formulir verifikasi.
- Mengikuti ujian yang berhubungan dengan pengetahuan, aplikasi dan analisis dalam manajemen proyek.
Kriteria Manajer Proyek yang Baik
- Berbagai inspirasi visi.
- Komunikator yang baik.
- Integritas.
- Antusias.
- Empati.
- Kompeten.
- Mampu mendelegasikan tugas.
- Mampu bekerja dibawah tekanan.
- Mampu membangun tim.
- Mampu menyelesaikan masalah.
Seperti yang sudah dijelaskan sebelumnya, bahwa seorang manajer proyek yang baik haruslah memiliki visi bisnis, keahlian komunikasi, soft management skills, dan keahlian teknis, ditambah kemampuan untuk merencanakan, koordinasi dan mengeksekusi/melaksanakan. Intinya tidak hanya menjadi seorang menejer namun juga seorang pemimpin.
Jadi meskipun anggota tim telah bekerja dengan efektf dan mampu melaksanakan semua bagian tugas masing-masing, tetap diperlukan seorang pemimpin yang mampu melihat keseluruhan proyek ‘dari atas’, tetap focus pada visi yang telah ditetapkan dari awal, dan menjalankan fungsi control selama proyek berlangsung agar tetap pada jalur yang benar.
Sumber :
http://staff.pradnya.ac.id/dinny2/pages/SESI5%20MPSI.pptx.
